[레드마인 관리] 메일 알림을 사용하기 위한 방법

소개

혹시 레드마인을 사용하면서 '메일 알림'기능을 사용하고 계신가요? 사용하고 계신다면, 어떤 상황에서만 알림 메일을 발송하도록 설계하고 사용 중이신가요? 그렇지 않다면 레드마인을 완벽히 활용하고 계신 것이 아닙니다. 저도 레드마인을 도입한 지 거의 2년이 되어가는데요. 최근 다른 부서와의 협업을 위해 메일 알림이 필요하게 됐습니다. 일일이 일감이 등록됐나 확인할 필요 없이 메일 알림을 받은 후 일감을 처리하면 되니 정말 유용한 기능입니다.

Synology Docker 및 레드마인 메일 설정하기

현재 저는 레드마인을 시놀로지 도커(Synology Docker)에서 구동하고 있습니다. 본문에서는 Docker 기반의 Redmine 메일 알림 설정 방법을 보여드립니다.

시놀로지 DSM에 접속하여 Docker 아이콘을 클릭합니다.

시놀로지 DSM 메뉴

Docker 창이 표시되면 '비디오 형식' 메뉴를 클릭합니다. 

Docker의 비디오 형식 메뉴

현재 실행 중이라면 아래 표시한 버튼을 클릭하여 서비스를 중지시킵니다.

Docker 서비스 중지하기

'synology_redmine'을 클릭한 후 '편집' 버튼을 클릭하면 '편집'창이 표시됩니다. '편집'창에서 '환경'메뉴를 클릭하면 아래와 같은 파라미터가 표시됩니다.

편집 파라미터

메일 설정을 위한 파라미터는 아래와 같습니다.

파라미터 이름	의미
SMTP_HOST	smtp 호스트 주소입니다. (예: smtp.naver.com)
SMTP_METHOD	smtp 사용시 smtp를 입력합니다.
SMTP_PORT	smtp의 포트 번호를 입력합니다. (예: 587)
SMTP_DOMAIN	smtp 도메인 주소입니다. (예: smtp.naver.com)
SMTP_AUTHENTICATION	인증 방식을 입력합니다. 보통 'login'을 사용합니다.
SMTP_PASS	계정 비밀번호를 입력합니다.
SMTP_USER	계정 주소를 입력합니다. (예: abcd@naver.com)
SMTP_OPENSSL_VERIFY_MODE	OpenSSL 인증 모드입니다. 보통 'none'을 입력합니다.

모두 입력했으면 '적용'버튼을 클릭한 후 다시 서비스를 시작합니다. 그리고 레드마인 주소에 접속하여 '관리'의 '설정'메뉴로 들어갑니다. '설정' 메뉴에는 '메일 알림' 메뉴가 있습니다. '발신 메일 주소'에 위에 입력한 계정 주소를 동일하게 입력합니다.

레드마인 메일 알림 설정 화면

기본 알림 옵션의 정의는 다음과 같습니다. '내가 속한 프로젝트들로부터 모든 메일 받기'를 선택하면 너무 많은 메일 알림이 오므로 '내가 지켜보거나 속해있는 사항만'을 선택하는 것이 좋습니다.

알림 옵션	의미
내가 속한 프로젝트들로부터 모든 메일 받기	내가 속한 프로젝트의 모든 알림을 받습니다.
내가 지켜보거나 속해있는 사항만	지켜보는 일감, 담당자인 일감, 댓글을 달은 일감 등의 경우 알림을 받습니다.
나에게 할당된 사항만	내가 담당자인 일감에 대해서만 알림을 받습니다.
내가 저자인 사항만	내가 작성한 일감에 대해서만 알림을 받습니다.
알림 없음	알림을 받지 않습니다.

하단의 '알림 메일이 필요한 작업을 선택하세요'의 옵션은 따로 설명이 필요하진 않을 것 같습니다. 저의 경우에는 일감이 추가됐을 때와 담당자가 변경됐을 때 알림이 필요하기 때문에 '일감 추가'와 '담당자 업데이트'만 선택했습니다. 레드마인에 일감이나 게시물, 뉴스 등 업데이트가 됐을 때 어떤 알림들이 필요한지 미리 설계해보고 그에 맞게 선택하셔야 합니다.

그리고 마지막의 '이메일 헤더'와 '메일 꼬리'에는 발송된 메일의 첫 줄 내용과 마지막 줄에 붙을 메시지라고 이해하시면 되겠습니다.

자, 여기까지는 관리자 설정에서의 메일 알림 설정이었습니다. 이제 사용자 아이디에서도 메일 알림 설정을 해야 합니다. 사용자 아이디로 로그인한 후 설정에 보면 똑같이 '메일 알림' 옵션이 있습니다. 여기서도 마찬가지로 메일 알림을 어떻게 받을지 생각한 대로 선택하면 됩니다.

개인 계정 화면

끝마치며

여기까지 메일 알림에 대한 설정을 모두 끝마쳤습니다. 사실 메일 알림은 생각보다 복잡했습니다. '어떤 상황에서 어떻게 행동했을 때 어떤 메일만 받아야 한다'라는 컨셉을 가진 후에 그에 맞는 메일이 발송되는지 일일이 확인해야 했기 때문이죠. 만약, 이런 생각과 설계 없이 그저 '메일이 온다'라고만 생각하면 레드마인을 완벽하게 이해하고 사용하는 것이 아니라는 점을 꼭 인지하세요.