[유틸리티] 할 일 체크와 협업을 위한 Microsoft To-do 사용기

업무 체크 어떻게 하시나요?

회사에서 업무를 보다 보면, 시도 때도 없이 인터럽트가 걸려 할 일을 메모장에 작성하곤 합니다. 또는 항상 실행되는 메모 프로그램에 작성하기도 하지요. 매번 이렇게 텍스트로 메모하고, 끝마치면 지우고 하다 보니 번거롭더군요. 그리고 다른 팀원이 무엇을 하고 있는지, 또는 내가 지시한 일을 팀원이 마쳤는지 매번 물어보며 체크하기도 힘듭니다. 이 모든 걸 만족하는 도구가 있는지 찾던 중 Microsoft To-do를 알게 됐습니다.

Microsoft To-do?

Microsoft To-do의 특징을 보겠습니다.

Microsoft 계정에 연동되어 어느 장치에서나 동기화가 가능합니다.
특정 노트를 다른 사람과 공유하여 실시간 공유가 가능합니다.
알림 기능을 제공합니다.
Windows 10, Mac, iOS, Android를 지원합니다.
항목을 다른 사람에게 지정이 가능하며, 메모를 남길 수 있습니다.

당연한 내용만 쓰여있는 것 같은데요. 그래도 한 번 사용해보면 이만한 게 없다는 생각이 들 겁니다.

Windows 10에서 Microsoft To-do 사용하기

Windows 10 기준으로 Microsoft To-do를 설치 및 사용해 보겠습니다. 먼저, Microsoft Store를 실행합니다.

Microsoft Store

검색 창에서 'to do'를 검색합니다. 아래 검색 화면에서 첫 번째 'Microsoft To Do'를 선택합니다.

To do 검색 화면

그리고 '설치'를 클릭하여 Microsoft To Do를 설치합니다.

Microsoft To Do 소개 화면

실행하면 아래와 같이 첫 화면이 표시됩니다. Microsoft 계정을 사용하여 로그인을 합니다.

로그인 화면

로그인 후 첫 화면은 아래와 같습니다.

첫 화면

왼쪽의 주요 메뉴를 설명하겠습니다. 너무 간단하죠?

메뉴 이름	의미
오늘 할 일	'나의 하루'에 추가된 항목을 보여줍니다. 오늘 해야 할 일에 빠르게 추가되는 항목이라고 이해하시면 됩니다.
중요	중요 체크 된 항목을 보여줍니다.
계획된 일정	기한이 설정된 항목들을 보여줍니다.
나에게 할당됨	나에게 할당된 항목들을 보여줍니다.
할 일	아무런 설정 없이 텍스트만 추가된 경우 '할 일'에 추가됩니다.

그런데 왼쪽 '할 일' 메뉴 아래에도 몇 가지가 더 있습니다. '새 목록'을 클릭하면 '제목 없는 목록'이 추가되며, 이 목록을 다른 사람과 공유가 가능합니다. 저는 이를 활용하여 팀 목록을 만든 후 팀원들과 해야 할 업무 리스트를 공유하고 있습니다.

'공유 업무'라고 새로운 목록을 생성한 후 마우스 우클릭을 하면 '목록 공유' 메뉴가 있습니다.

추가된 새 목록의 메뉴

'목록 공유' 메뉴를 클릭하면 아래와 같이 '초대 링크 만들기'가 표시됩니다. 이를 클릭하면 초대 링크가 생성되고, 이 링크를 다른 사용자가 접속하면 공유가 가능합니다.

목록 공유

구성원이 초대되면 아래와 같이 표시가 되고, 항목을 공유할 수 있습니다.

목록 구성원 확인

이번에는 실제 항목을 추가하는 화면을 보겠습니다. 하단에 '작업 추가'라는 텍스트 입력 란에 텍스트를 입력하면, 오른쪽에 아이콘 세 개가 보입니다.

항목 추가 화면

각 아이콘 별 의미는 다음과 같습니다.

아이콘 메뉴	의미
기한 설정	작업 완료 기한을 입력합니다.
미리 알림 추가	알림 시간을 추가합니다.
반복	반복 주기를 입력합니다.

그리고 추가된 작업을 클릭하면 아래처럼 세부 설정 항목이 표시됩니다. 따로 설명이 필요 없을 정도로 메뉴 이름이 직관적입니다.

세부 항목 표시 화면

마치며

PC와 모바일 어플과의 동기화에 문제가 없으며 지연 시간도 거의 없는 것 같습니다. 모바일 App에서도 직관적인 메뉴로 사용하기가 정말 편리합니다. 진작에 알았으면 정말 효율적으로 사용했을 텐데 늦게 알게 되어 아쉬울 정도입니다. 팀원들과 업무를 공유하기에도 정말 편리하고, 일일이 물어보며 체크하지 않아도 된다는 점이 정말 마음에 드는 부분입니다.

실제 사용 후 문제점

회사에서 Microsoft To Do를 약 4개월 정도 사용했는데요. To Do에는 치명적인 단점이 있습니다. 바로 '동기화'인데요. 특정 직원의 PC에서 수정한 내용이 다른 직원의 PC 또는 모바일에 반영이 안 되는 현상입니다. 특히, 진작에 완료 또는 삭제한 항목이 다른 사람의 To Do 목록에는 계속해서 남아있습니다. 또는, 방금 수정했는데도 다른 PC나 모바일에 즉각 반영되지 않는 문제점도 있었습니다.

커뮤니티에 문의 해 봤지만 방화벽 및 백신 프로그램의 규칙을 확인하라고 하더군요. 문제가 있던 직원의 PC나 다른 직원들의 PC도 확인해 설정에 문제는 없었지만, 결국 원인을 찾지 못했습니다. 직원이 많을수록 일일이 PC를 점검할 수도 없고, 계속해서 동기화 문제가 발생하여 결국 포기했습니다.

지금은 트렐로(Trello)를 도입하여 사용하고 있는데요. 웹 기반이라 그런지 수정한 내용이 즉각 반영됩니다. PC든 모바일이든 상관없이요. 충분히 사용해보고, 후기를 남겨보도록 하겠습니다.